Rechnung

Um eine neue Rechnung zu erstellen, wähle im Bereich „Dokumente“ die Option „+Rechnung“, die du oben rechts findest. Nachdem du eine Rechnung angelegt hast, wird sie in der Liste (Menü » Dokumente) angezeigt und befindet sich zunächst im Entwurfsstatus. Das bedeutet, es ist noch keine Rechnungsnummer zugewiesen, und du kannst die Rechnung weiterhin bearbeiten. Am rechten Rand der Liste findest du verschiedene Symbole, (klicke auf den Link um zu einer Übersicht aller Symbole mit Erklärung zu gelangen) mit denen du die Rechnung betrachten (Auge), bearbeiten (Stift), löschen (Mülleimer) oder finalisieren (Schloss) kannst. Mit dem Finalisieren, auch „Festschreiben“ genannt, wird die Rechnungsnummer vergeben, und ab diesem Moment ist keine Bearbeitung mehr möglich.

Eine wiederkehrende Rechnung tritt auf, wenn ein Kunde regelmäßig die gleichen Produkte oder Dienstleistungen bestellt und du die identische Rechnung wiederholt versendest. Dies geschieht in der Regel wöchentlich, monatlich oder jährlich, abhängig vom Bestellintervall. Setzte also hier das Häkchen, wenn du wiederkehrende Rechnungen verwenden möchtest.

Sobald du das Häkchen gesetzt hast, stehen dir zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Hier kannst du festlegen, wann die wiederkehrenden Rechnungen starten sollen, wann sie enden sollen, in welchen Intervallen sie ausgeführt werden sollen und natürlich an wen sie verschickt werden sollen.

Aus wiederkehrenden Rechnungen lassen sich keine anderen Dokumente generieren. Du kannst aus wiederkehrenden Rechnungen auch keine PDFs erzeugen oder diese per Mail versenden.

• Du befindest dich im Menü „Dokumente“
• Klicke oben rechts auf „+ Rechnung“
• Es wird sich ein neues Fenster öffnen

Hier hast du die Möglichkeit, einen Kunden auszuwählen, einen neuen Kunden hinzuzufügen oder einen bestehenden Kunden zu bearbeiten. Du kannst aus vordefinierten Vorlagen für den Einleitungstext und die Zahlungsbedingungen wählen oder diese individuell verfassen. Zusätzlich kannst du festlegen, wie dein PDF aussehen soll und welche Informationen enthalten sein sollen. Und als zentraler Punkt: deine Rechnungspositionen. Diese kannst du aus vorhandenen Vorlagen (Einleitungstext und [Zahlungs]Bedingungen) auswählen oder individuell erstellen.

Wähle einen Kunden aus, indem du die ersten beiden Zeichen eingibst und den entsprechenden Kunden auswählst. Die Empfängeradresse wird automatisch unter „Empfängeradresse“ eingefügt. Bei Bedarf kannst du für dieses Dokument die Empfängeradresse bearbeiten oder eine abweichende Lieferadresse angeben.

Das sieht dann so wie in der Kundenverwaltung aus:

Die Empfängeradresse wurde bereits automatisch, aufgrund des ausgewählten Kunden und dessen hinterlegten Daten, ausgewählt. Du kannst jedoch sowohl Rechnungsadresse als auch eine (abweichende) Lieferadresse für das aktuelle Dokument bearbeiten. Setze dazu einfach das entsprechende Häkchen. Diese Änderungen werden nur für das aktuelle Dokument übernommen. Möchtest du dauerhafte Änderungen speichern, geht das in der Kundenverwaltung.

Das Erstellungsdatum wird automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt. Das Fälligkeitsdatum passt sich entsprechend der von dir festgelegten Zahlungsbedingungen an. Du kannst jedoch auch manuell ein Datum festlegen. Zusätzlich kannst du ein passendes Lieferdatum wählen und einen Ansprechpartner (Firmen-Ansprechpartner für den Kunden) benennen. Die Ansprechpartner entsprechen den Benutzern, die im System hinterlegt sind und werden hier automatisch angezeigt.

Das Rechnungsland wird automatisch aus der Rechnungsadresse des Kunden abgeleitet, während das Lieferland aus einer abweichenden Lieferadresse stammt, falls vorhanden. Sollte keine abweichende Lieferadresse vorhanden sein, wird diese Information ebenfalls aus der Empfängeradresse generiert. Die UID-Nummer bezieht sich auf die UID-Nummer, welche bei der Rechnungsadresse des Kunden hinterlegt wurde.

Hier kannst du deinen Rechnungstext (Einleitungstext) eingeben oder aus einer bereits erstellen Vorlage ( Einstellungen » Dokumente » Textvorlagen) auswählen. Füge Anmerkungen und Informationen hinzu und wähle, falls gewünscht, die Position der Informationen aus (vor oder nach den Zahlungsbedingungen). Die Anmerkung(en) erscheinen unter deinen Rechnungspositionen mit dem Vermerk „Anmerkung:…“.  Du kannst auch interne Notizen machen und deine vorab festgelegten Zahlungsbedingungen ( Einstellungen » Dokumente » Bedingungen) auswählen. Der Betreff wird unter der Rechnungsnummer angezeigt und könnte z.B. als „Projekttitel“ verwendet werden oder um wichtige Details des Auftrags hervorzuheben.

Im unteren Bild siehst du ein Beispiel. Es werden jeweils (Text)Vorlagen (rote Markierung) für Einleitung und (Zahlungs)Bedingung verwendet.

Mit Scan2Pay kannst du einen QR-Code auf deine Rechnung einfügen, um deinen Kunden das Bezahlen noch einfacher zu machen. Der QR-Code enthält alle relevanten Zahlungsinformationen, sodass die Rechnung bequem per Banking-App oder QR-Code-Scanner beglichen werden kann.

Sobald der Empfänger den Code scannt, werden die Zahlungsdaten automatisch übernommen, sodass keine manuelle Eingabe mehr erforderlich ist. Das reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungsprozess.

Um den QR-Code auf deiner Rechnung zu aktivieren, musst du nur den dynamischen Platzhalter „Scan2Pay“ in deinen (Zahlungs)Bedingungen hinzufügen.

Auf deiner Rechnung sieht das dann so aus:

Hier kannst du auswählen, welche Informationen im PDF angezeigt werden sollen: Name des Ansprechpartners (in deiner Firma), E-Mail-Adresse des Ansprechpartners, Telefonnummer des Ansprechpartners, Telefonnummer des Kunden und E-Mail-Adresse des Kunden. Die Kundeninformationen werden nur angezeigt, wenn sie auch hinterlegt sind. Diese Daten kannst du in der Kundenverwaltung (unter den Feldern Ansprechpartner und Kontakt) für den jeweiligen Kunden hinterlegen.

Außerdem kannst du festlegen, wie und ob die Herkunft des Dokuments angezeigt werden soll: Du kannst wählen zwischen „Drucke den Namen des Dokuments aus dem dieses Dokument entstammt (wenn vorhanden)“, „Drucke benutzerdefinierten Text“ oder „Zeige nichts an“.

Drucke den Namen des Dokuments aus dem dieses Dokument entstammt zeigt an, ob dieses Dokument beispielsweise aus einem Angebot erstellt wurde. Du kannst auch einen benutzerdefinierten Text hinzufügen, wie z.B. eine Empfehlung.

Möchtest du, dass Name, Mail und Telefonnummer des Ansprechpartners im PDF angezeigt werden, musst du diese Daten zuerst hinterlegen. Das machst du in der Benutzerverwaltung.

Möchtest du, dass Telefonnummer und Mail vom Kunden im PDF angezeigt werden, musst du diese Daten zuerst hinterlegen. Das machst du in der Kundenverwaltung. Entweder hinterlegst du die Daten direkt beim anlegen, oder du fügst sie nachträglich hinzu. Geh in die Kundenverwaltung, suche den Kunden mittels Suchfunktion und klicke zum Bearbeiten auf den Stift. Dort kannst du in dem Feld „Kontakt“ die jeweiligen Daten eingeben.

Im folgenden Bild siehst du, wo die ausgewählten Informationen platziert werden, falls du sie auswählst. Außerdem findest du weitere relevante Informationen.

Hier kannst du sowohl deine einzelnen Rechnungspositionen als auch Formatierungspositionen hinzufügen. Die Rechnungspositionen repräsentieren die einzelnen Posten deiner Rechnung. Mit den Formatierungspositionen hast du die Möglichkeit, deine Rechnung individuell anzupassen. Du kannst zum Beispiel Überschriften hinzufügen oder gezielt Seitenumbrüche auswählen.

Hier kannst du deine einzelnen Rechnungspositionen erfassen. Du kannst sie entweder individuell eingeben („Leere Position hinzufügen“) oder auf deine Produktvorlagen  zurückgreifen („Produktvorlage suchen zum hinzufügen„).

Möchtest du Produktvorlagen verwenden, tippe einfach zwei Zeichen in das rot markierte Feld („Produktvorlage suchen zum hinzufügen„) , um die passende Vorlage auszuwählen. Sobald du die Vorlage als Position hinzugefügt hast, kannst du sie auch bearbeiten und anpassen.

Wenn du keine passende Vorlage erstellt hast, kannst du deine Produkte oder Dienstleistungen auch individuell eingeben. Klicke dazu auf „Leere Position hinzufügen“, woraufhin sich ein Eingabefeld öffnet. Fülle alle Felder (Bezeichnung, Menge, Einheit, Umsatzsteuer, Einzelpreis, Rabatt und Beschreibung) aus.  Wiederhole diesen Schritt so oft wie nötig, bis deine Rechnung vollständig ist. Wenn gewünscht, kannst du kannst auch interne Notizen hinzufügen. Sobald du alle Positionen hinzugefügt hast, klicke auf „Speichern“ (unten rechts) und deine Rechnung wird als Entwurf in den Dokumenten angezeigt.

Unten siehst du erneut ein Beispiel. Es wurden zwei Positionen hinzugefügt. Du hast die Möglichkeit, deine Positionen zu kopieren, als Vorlage zu speichern oder zu löschen (rot markiert). Die Option „als Vorlage speichern“ bietet sich besonders an, wenn du hier eine Position individuell hinzugefügt hast.

Und so sieht das dann in der Vorschau aus:

Die Formatierungspositionen ermöglichen es dir zwischen deinen Rechnungspositionen horizontale Linien, Seitenumbrüche, Texte, Überschriften oder Zwischensummen einzufügen. Um eine Formatierungsposition hinzuzufügen, klicke auf den Pfeil neben „Leere Position hinzufügen“ (rote Markierung) und das entsprechende Feld erscheint.

Das sieht dann so aus:

Du kannst deine Formatierungspositionen entweder mit den Pfeilen ganz links an die gewünschte Stelle verschieben oder per Drag-and-Drop neu anordnen, indem du sie anklickst und an die gewünschte Position ziehst.

Im unteren Bild ist ein Beispiel mit drei Rechnungspositionen und zwei Formatierungspositionen (Überschriften) dargestellt. Die visuelle Gestaltung deines Dokuments liegt ganz bei dir.

Und so sieht das dann in der Vorschau aus:

Nachdem du deine erstellte Rechnung gespeichert hast, wird sie in der Liste der Dokumente angezeigt. Falls diese nicht sofort sichtbar ist, kannst du den Filter für „Entwurf“ oder „Rechnung“ verwenden – oder eben das, was du gerade benötigst. Du kannst deine Rechnung jederzeit bearbeiten und anpassen (Symbole rechts), solange du die Rechnung nicht endgültig mit „festschreiben“ abschließt (Schloss-Symbol). Nach dem Festschreiben sind keine Änderungen mehr möglich.

Klickst du auf „Dokument ansehen“ (Auge), gelangst du zur Übersicht.

Erst nach dem Abschließen bzw. Festschreiben werden deine Rechnungsnummer und alle Platzhalter „aktiviert“ und eingefügt. Nachdem du die Rechnung festgeschrieben hast, ist ein Löschen nicht mehr möglich. Unsere Beispiel-Rechnung siehst festgeschrieben so aus (Anmerkung: es ist ein Beispiel-Layout hinterlegt):

Du kannst Rechnungen aus anderen Dokumenten (wie Aufträgen, Angeboten und Lieferscheinen) generieren. Das bedeutet, dass du die Daten nicht erneut eingeben musst, sondern sie automatisch übernommen werden, und du dann Anpassungen vornehmen kannst. Das erreichst du mit „Dokument kopieren als…“ (zu den Symbolen).

In der Übersicht wird dir auch angezeigt, aus welchem Dokument deine Rechnung generiert wurde.

Sobald du deine Dokumente als PDF generiert hast (Symbol: PDF-Aktionen) , kannst du sie – einzeln, nach Dokumententyp, Datum oder einem anderen gewünschten Filter – mit nur einem Klick herunterladen. In diesem Beispiel sollten alle erstellten (festgeschriebenen) Rechnungen heruntergeladen werden. Die entsprechenden Filter (Filter: Rechnung; Filter: Erstellt) wurden angewendet (rote Markierung).

Durch das Anhaken von „Typ“ werden ausschließlich jene Dokumente ausgewählt, für die bereits eine PDF-Version generiert und für die der Filter angewendet wurde.

Um eine ausgestellte Rechnung vollständig rückgängig zu machen und zu stornieren, befolge diese Schritte:

• Suche die zu stornierende Rechnung in der Dokumentenübersicht
• Klicke bei den Aktionen (rechts) auf „Dokument kopieren als“
• Storno auswählen
• Suche die stornierte Rechnung
• Storno festschreiben